Wellness-Lounge Bonn im Hilton Bonn

Datennutzung in der Wellness Lounge

Im Zuge der gesetzlichen Neuordnung des Datenschutzes durch die EU (DSGVO) wurde es in letzter Zeit etwas hektisch für uns Webseitenbetreiber. Da die Datenschutzerklärung sich doch etwas dröge und langatmig liest, habe ich mir überlegt etwas genauer zu ich erklären, wo und wie in der Wellness Lounge persönliche Daten direkt erhebe und verarbeite. Da sicher nicht jeder Punkt jeden einzelnen betrifft und interessiert klicken Sie bitte einfach auf das Thema, dass sie persönlich interessiert.

 

Terminvergabe

Das von  mir verwendete Termin-Tool „Easy Appointment“ ist ein Open-Source Tool und mit meinem Google-Kalender verknüpft. Für das Zustandekommen eines Termins sind folgende Daten erforderlich:

  • Vor- und Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
  • Optional können Sie auch Ihre Postanschrift mit angeben und im Feld „Bemerkungen“ eine Nachricht schreiben.

Die Daten laufen bei mir in Form eine E-Mail auf (die ich nach Ablauf des Termin wieder lösche) und  werden vom Buchungssystem in Form einer Online-Kartei gespeichert und können dort auf Wunsch wieder gelöscht werden. Bisher habe ich die Daten in der Kartei belassen, da es bei wiederholter Terminbuchung die Arbeit vereinfacht, aber wenn ich Ihre Daten löschen soll, teilen Sie es mir einfach kurz in einer Mail oder telefonisch mit.

Die Datenübertragung selber erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung, diese sind immer erkennbar an dem „https“ am Anfang der Adresszeile.

Online Shop

Die Datenerfassung im Online Shop läuft komplett extern nach der Weiterleitung auf die Website von Jean d’Arcel Cosmetique  (Link zu Datenschutz im Shop). Ich erhalte aber nach Ihrem Einkauf eine Mail mit einer Kopie Ihrer Bestellung. Damit kann ich den Einkaufswert auf Ihre Bonus-Karte eintragen und am Ende des Quartals lösche ich diese E-Mails wieder.

Rechnungen

Für die Erstellung einer normalen Rechnung nach einer Behandlung benötige ich normalerweise keine Daten von Ihnen.

Zahlen Sie mit EC-Karte oder Kreditkarte, dann läuft der übliche Datenverkehr über die Bank.

Gutscheinverkauf

Für den Kauf eines Gutscheins benötige ich folgende Daten von Ihnen:

  • Beim Einkauf hier in der Wellness Lounge:

Ihren Namen und den Namen des/der Beschenkten.

  • Bei Bestellung per Mail:

Name, Anschrift, Telefonnummer (zwecks Kontaktaufnahme bei Fragen meinerseits) und Mailadresse.  Außerdem den Namen des/der Beschenkten, um den Gutschein zu personalisieren.

Zu diesem Zweck speichere ich den E-Mail-Verkehr bis zum Zeitpunkt der Einlösung des Gutscheines. Außerdem werden Ihr Name und Ihre Anschrift, sowie (wenn vorhanden) der Name des/der Beschenkten für die Rechnung in das Rechnungsprogramm „Mein Büro“ von Buhl Data eingegeben und natürlich für die Buchhaltung ausgedruckt.

Bei Gutscheinbestellungen per Mail schicke ich Ihnen die Rechnung  entweder ausgedruckt per Post oder erstelle ich ein PDF von der Rechnung und übersende es per E-Mail

Nur wenn Sie bei der Bestellung des Gutscheines auch den Button „Newsletter“ aktivieren, speichere ich dort auch die E-Mail-Adresse ab.

Auf Wunsch kann ich Ihnen den Datensatz jederzeit zukommen lassen oder ihn ggf. auch wieder löschen.

Als letztes trage ich den Gutschein mit Gutscheinnummer, Name des Käufers, Name des/der Beschenkten, Kaufdatum und Gutscheininhalt in einer Excel-Tabelle ein, um so eine Sicherungskopie vom Gutschein zu erstellen. Für den Fall, dass ein Gutschein verlorengegangen ist, kann ich ihn so neu ausstellen bzw. wenn der Gutschein am Tag der Einlösung vergessen wurde, ist es so auch kein Problem mehr.

Gutscheineinlösung

Zur Gutscheineinlösung wird in der Regel ein Termin über mein Buchungs-Tool gebucht und die entsprechenden Daten für das Tool erhoben. Nach dem Termin trage ich den Gutschein aus der Excel-Tabelle als „eingelöst“ aus und verbuche den Gutschein auch in „Mein Büro“ als eingelöst. Danach werden die Daten nicht mehr benötigt und können gelöscht werden. Sie existieren dann nur noch als Papierausdruck in meiner Buchhaltung.

Kosmetikbehandlung

Die Datenerfassung in der Kosmetik-Kabine erfolgt über eine App „RunMyForm“ auf meinem IPad. Die Daten können als PDF gespeichert oder ausgedruckt und auf Wunsch an Sie weitergegeben werden.

Um diese Datenerfassung für Sie sofort transparent zu machen, habe ich mich bemüht im Formular kleine Erklärungen in Form von Kommentaren zu geben, wofür ich die Daten brauche.

Folgende Daten werden erfasst:

Name und Vorname – zur korrekten Zuordnung der Daten.

Telefonnummer – zur Kontaktaufnahme

Adresse – optional

E-Mail – optional

Geburtsdatum – optional

Beruf – ist für mich im Zusammenhang mit dem Hautzustand von Interesse. Z.B. Klimaanlagen in Büros, Sonnenexposition, Chemikalien am Arbeitsplatz, Stresslevel usw. können die Haut beeinflussen

Wie sind Sie auf die Wellness Lounge aufmerksam geworden – für meine Statistik

Haben sie nach der Reinigung ein Spannungsgefühl? – Diese Frage dient der Auswahl eines geeigneten Reinigungsprodukts

Haben sie Allergien? Wenn ja, welche Allergien haben sie? – Zur Vermeidung von allergischen Reaktionen auf Pflegeprodukte. Außerdem können bei Heuschnupfen Kreuzallergien auf pflanzliche Inhaltsstoffe auftreten.

Nehmen sie regelmäßig bzw. zurzeit Medikamente ein? – Manche Medikamente wie z.B. die Pille haben Einfluss auf den Hautzustand. Dies kann man berücksichtigen, bzw. bei Problemen aufgrund von Medikamenten gezielter den Hautzustand verbessern.

Wie ernähren Sie sich? – Bei Vegetarischer oder Veganer Ernährung besteht immer die Gefahr von Vitaminmangelerscheinungen. Besonders Vitamin B12 kann ein Problem werden. Das Fehlen von B-Vitaminen führt auch zu Hautproblemen.

Wieviel Kaffee/schwarzen Tee konsumieren sie im Durchschnitt? – Bei gefäßlabiler Haut ist diese Frage wichtig, da Koffein/Teein den Hautzustand verschlimmern kann.

Wie oft genießen Sie die Sonne? – Die Frage dient z.B. der Auswahl eines geeigneten Peelings, bzw. die Antwort kann Hinweis auf Ursache von Fältchen und Überverhornungen geben und mir die Auswahl geeigneter Pflege erleichtern.

Rauchen Sie? – Bei gefäßlabiler Haut ist diese Frage wichtig, da das Rauchen den Hautzustand verschlimmern kann.

Sind Sie Schwanger? – Bei Schwangeren führe ich keine Behandlung mit Ultraschall durch und darf auch keine Aromaöle verwenden, da einzelne Öle für Schwangere nicht geeignet sind. Außerdem kann der Hautzustand in der Schwangerschaft extrem vom normalen abweichen und die Behandlung sollte daran angepasst werden. 

Pflegegewohnheiten – die Fragen sollen mir helfen, geeignete Produkte auszuwählen, da eine Haut, die eher vorsichtig und sparsam gepflegt wird, mit einem Zuviel an Wirkstoffen auch überfordert werden kann.

Wie stark soll der Massagedruck sein? – Um die Massage für Sie angenehm gestalten zu können.

Was erwarten Sie von der Behandlung? – Vielleicht haben Sie ein „Hautproblem“, dass sie gezielt verbessern oder abstellen möchten.

Hautdiagnose

Hier halte ich nach der Reinigung den aktuellen Hautzustand fest, um den Behandlungserfolg über einen längeren Zeitraum besser beurteilen zu können. Es ist für mich eine Merkhilfe, da ich mir ja viele Gesichter anschaue und naturgemäß nicht alles merken kann.

Behandlung

Hier halte ich die vorgenommenen Behandlungsschritte und die verwendeten Produkte fest. Außerdem z.B. die verwendete Farbmischung zum Augenbrauen-Färben.  Außerdem mache ich mir Notizen über Besonderheiten, z.B. ob sie Wärme mögen oder nicht oder ob Ihnen etwas besonders gut oder gar nicht gefallen hat, um dies in der nächsten Behandlung berücksichtigen zu können.

 

Datenspeicherung

Verwendete Speichermedien:

Festplatte meines Laptop für die Daten aus „Mein Büro“ (von Buhl Data, zur Rechnungserstellung), für E-Mails und Termindaten.

Externe Festplatte offline – für regelmäßige Backups zur Datensicherung und zum speichern aller Daten, die ich nicht täglich brauche.

Dropbox – Online-Datenspeicher zur Datenübertragung vom I-Pad (Datensicherung der Identitätskarten) auf meinen Laptop, um sie auf der externen Festplatte zu speichern. Ferner zur Zwischenspeicherung von Rechnungen als PDF und von erstellten Gutschein-Dateien. Die Gutscheine erstelle ich zu Hause in Photoshop und kann so von dort aus die Rechnungen zusammen mit dem Gutschein per Mail versenden. Danach werden die Dateien aus dem Online-Speicher zur Datensicherung auf die externe Festplatte übertragen und aus der Dropbox wieder gelöscht.

ICloud – zur Übertragung der Daten vom IPad auf die externe Festplatte. Manchmal ist es technisch leider nicht anders möglich, aber ich lösche die Daten nach der Übertragung direkt aus der Cloud.

Datenlöschung

Ich bemühe mich in regelmäßigen Abständen alle Daten durchzusehen und lösche alles, was ich nicht mehr benötige. Das hat schon rein praktische Gründe, da Speicher und Festplatten ja begrenzt sind.

Wenn Sie konkret keinen Kontakt mehr zu mir wünschen und keine Gutscheine oder Rechnungen offen sind, lösche ich selbstverständlich Ihre Daten aus meinen Programmen. Schreiben Sie mir bitte nur einfach eine kurze Mail.

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